Консалтинговая компания Amount Group

Наша компания применяет традиционную систему налогообложения. Мы закупаем чай, кофе и сахар. Продукты используются работниками и клиентами во время переговоров. Можем ли мы учитывать их в составе внереализационных расходов или в составе прочих, как расходы на обеспечение нормальных условий труда?

Ответ:
1. Согласно п.1 ст.265 НК РФ в состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются обоснованные затраты на осуществление деятельности, непосредственно не связанной с производством и (или) реализацией. В п.1 ст.265 НК РФ приводится подробный список того, что именно относится к прочим расходам, к сожалению, чая и иных продуктов питания в нем нет. Покупку чая и сахара нельзя отнести к внереализационным расходам.
2.   К прочим расходам организации можно отнести представительские расходы которыми, согласно  п.2 ст.264 НК РФ, являются расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
В перечень издержек на официальный прием входят расходы на:
завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие;
- транспортное обслуживание по доставке представителей других компаний к месту проведения мероприятия и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплату услуг переводчиков.
С 2006 года уточнен круг участников по расходам на официальный прием (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие). Теперь к ним относятся и официальные лица фирмы, которые участвуют в переговорах (письмо от 18 апреля 2007г №04-1-02/306@).
Перечень представительских расходов является закрытым и расширенному толкованию не подлежит.
Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций.
В отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, отражаются:
- цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
- дата и место проведения;
- программа мероприятий;
- состав приглашенной делегации;
- участники принимающей стороны;
- величина расходов на представительские цели.
При этом данные расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Таким образом, расходы на покупку чая, сахара и т.п. нельзя отнести к категории представительских и внереализационных расходов, т.к. они не удовлетворяют приведенным выше требованиям.
Также хотелось бы отметить, что данные расходы не соответствуют требованиям, указанным в ст. 252 НК РФ, т.е. не являются экономически оправданными расходами, и не направлены на получение дохода.
Следовательно, в целях исчисления налога на прибыль подобные расходы следует относить за счет собственных средств, остающихся в распоряжении организации.
Хотелось бы обратить Ваше внимание на Письмо Минфина РФ от 16.06.05 № 03-04-11/132:
«В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 146 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс), операции по передаче на территории Российской Федерации товаров (выполнению работ, оказанию услуг) для собственных нужд, расходы на которые не принимаются к вычету (в том числе через амортизационные отчисления) при исчислении налога на прибыль, признаются объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость. Данный объект налогообложения возникает в случае передачи организацией своим структурным подразделениям (обслуживающим производствам и хозяйствам, в том числе обособленным подразделениям) для собственных нужд товаров (работ, услуг), расходы по приобретению или производству которых не соответствуют условиям, предусмотренным нормами гл. 25 «Налог на прибыль организаций» Кодекса в отношении принятия таких расходов к вычету при исчислении налога на прибыль организаций».
Поскольку организация документально не оформляет представительские расходы (отсутствуют сметы, отчеты, документы, подтверждающие представительские расходы) и не включает их в состав расходов при исчислении налога на прибыль организаций, то расходы по приобретению товаров (чай, кофе, сахар) для обслуживания представителей других организаций, участвующих в переговорах, следует рассматривать как расходы для собственных нужд, не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг). При этом операции по передаче этих товаров структурным подразделениям не осуществляются.
Таким образом, в отношении вышеназванных товаров, расходы на приобретение которых покрываются за счет собственных средств организации, объекта налогообложения налогом на добавленную стоимость не возникает и уплаченный налог к вычету не принимается».
Таким образом, при отражении в учете расходов по приобретению продуктов питания и передаче их сотрудникам (клиентам организации) в режиме свободного доступа рекомендуем учитывать изложенную выше информацию.